健全管理体制 创新高校物资采购工作


近几年来,随着“科教兴国”战略的实施和培养创新人才的需要,我国高等教育进入一个前所未有的快速发展时期,中央和地方各级政府加大了对高校的经费投入。同时,随着社会主义市场经济体制的逐步建立和完善,对高校的物资采购工作提出了更高的要求,如何使高校的物资采购更加合理与科学,是高校物资采购工作者应该深思的问题。

 

目前高校物资采购的特点及现状

   1.资金来源的公共性和非赢利性。高校的资金来源主要是政府的财政拨款和事业性收费,同时还有其他渠道的资金,如重点学科、重点实验室建设的专项经费、各级科研经费、社会捐助等,资金来源具有公共性。学校采购的目的是为了服务学校的教学科研工作而不是为了赢利,资产使用部门不需偿还成本、不承担经济风险,资金使用的非直接经济效益缺乏客观的业绩评价标准,责任风险不明确。这样的资金来源特点导致高校各部门间产生相互攀比心理,看到其他部门装备先进,现代化程度高,心理就不平衡,不管有无使用价值,只管要,只管买,造成大量设备闲置、浪费。总之,资金来源的公共性和非赢利性而又缺乏科学合理的管理制度,使得浪费现象十分严重。

   2.投入规模大、采购面广。近几年来,随着:“科教兴国”战略的实施和培养创新人才的需求,国家和地方各级政府加大对高校的投入,国内一些著名高校通过“211工程”建设和国家资金投入,加快学校教学和科研基础设施建设。普通高校也不甘落后,紧紧抓住机遇,通过合并,组合等方式争取政府的投入,积极改善办学条件。因此,上百万、几千万、甚至上亿元的投入已是很普遍现象,当前高校已成为很大的消费市场。这样带来采购对象面广、复杂:高校要正常运转不仅需要大量的一般的办公设备、家具,还由于学校类型不同、学科门类不同、专业特性研究方向的差异,其所需的设备在技术性能、规格、等方面也不一样,所以大量的特定教学、科研设备使得高校的物资采购面广、复杂。

   3.市场因素的影响。近几年来随着市场经济体制改革,物资供应由单一的国家统一调拨、集中计划供应体制转变为国营、集体、个体、外商独资、合资等多种经济形式并存的市场经济供给体制。市场采购信息快、流通渠道多、经营方式灵活,其竞争也日益激烈,主要表现在以下几个方面:(1)产品质量参差不齐。由于多种经济形式并存,企业间生产技术力量和条件各不相同,员工素质和生产装备也存在着很大的差别,使不同生产厂家生产同类产品在质量和性能上差别也很大。(2)产品种类多样化。随着科技的进步,生产自动化水平及产品科技含量的提高,产品更新换代速度加快,高科技产品不断涌现。(3)产品价格混乱。由于激烈的市场竞争及各类企业生产成本的差异,不同地区、不同厂家、不同渠道的同类产品在价格上也存在较大的差异。(4)市场销售不规范。在市场竞争中厂家不正当的竞争手段、虚假广告信息的误导、国家有关法律法规的不健全,单位内部管理体制的不完善,采购人员的素质差别等,这些都有可能使一部分性能差、价格高的产品流入高校,导致不廉洁行为的发生,侵害学校的利益。

 

建立健全高校物资采购的管理体制

当前随着经济体制改革、市场经济的发展,多种经济成份的并存,商品供应渠道的多样化,对物资采购工作提出了更高的要求。从维护学校利益出发,加强物资设备工作的统一管理,建立健全物资设备的采购管理体制,使有效的资金发挥出最大的效益是非常必要的。

    (一)制定规章制度,明确岗位职责,完善采购流程。

实践证明制度是一切工作执行、完成的保障,有了完善的规章制度,日常工作就有章可循、有法可依。为此,许多高校制定了《物资设备采购管理办法》、《办公设备配备标准》等行之有效的管理办法,制定了物资采购工作人员岗位职责,明确了责任、义务,使得高校的物资采购工作实现了一体化、细致化、规范化。

   1.规范物资采购计划审批程序。物资采购从计划的审批就有规范的要求。每年底各使用部门提出本单位下年度物资设备购置计划,经物资管理部门到具体使用部门调研后,提交校领导审批;校长及分管副校长召集资产、财务、审计等职能管理部门参加的年度物资设备购置计划汇审会议,对全校各部门购置计划,设备经费分配额度进行审定、批复。

   2.加强物资采购的前期调研和论证工作。购置计划审批下来后,物资采购部门着手进行操作。在此过程中应充分做好购置前的市场信息调研工作,建立设备产品资料库,做好产品质量论证工作,坚持三个原则:(1)、坚持产品技术的先进性、经济的合理性、教科研的使用性原则;(2)、把握投资方向,坚持以基础教学实验为根本,兼顾个人特殊的创新课题研究需求为决策依据;(3)正确处理先进与实用的关系,在选型时不盲目追求高性能、多功能,而是根据学校的财力与实际需要。

   3.严格执行验收制度。在物资设备到货后,由使用部门及时组织有关专家、相关教科研人员、设备管理人员一起对货物进行验收。首先,看所购与所求物资是否一致,物资设备和附件科技含量和技术性能是否符合国家标准或合同约定,有无残缺、锈蚀等问题;其次,根据货单清点货物数量,是否与购货合同相符;最后检测设备的使用功能,考核其稳定性和可靠性,同时做好验收记录。如果验收合格,签收验收合格报告单;如果不合格,应及时提出意见、建议,并填写验收故障报告单,送交物资设备主管部门,拒付款项。另一方面对于大型或精密设备都预留10%以上的质量保证金为期13年。由于这些措施的有效实施,使高校的设备到货质量有了可靠的保障。

     (二)改革物资设备采购方式,提高投资效益

   1.引入竞争机制,实行设备招标采购。招标是政府采购的主要采购方式,是一种高效科学,规范化和透明度高的交易运作方式,是以竞争方式通过招标、投标、开标、评标和定标等一般运作步骤来确定中标方并签定供求合同的制度。在高校物资采购工作中引入招标机制,从社会效益来看,采购工作按市场规律,扩大了采购面,减少了人际关系的干扰,体现了“公开、公平、公正”的竞争原则,接受公众监督,增加了经费支出透明度,可有效地防止采购中的各种腐败现象;从经济效益看,设备采购既要选择功能较好的设备,又要尽量节省资金,降低设备成本,力求实现功能和成本比值的最大化,即价值的最大化,做好设备投资决策,提高设备投资效益。因此,实行物资设备招投标制度,可以达到高效节约与资源合理配置的目的。

   2.以政府采购为指导,努力形成规模采购。据有关部门统计,政府采购能节余至少10%的资金,其中最主要的因素就是它形成了规模采购。规模效益上升了,买家和卖家都得到了实惠,这是政府采购的魅力所在。就高校而言,尽管高校各院系设备专业、实验项目、工作任务不尽相同,在物资设备需求上也存在较大差异,但还是有不少物资设备具有较强的通用性,例如:计算机、打印机、空调、复印机、汽车等,这样就可以形成批量采购,争取优惠价格。由于采购批量大,对商家产生举足轻重的影响,引起他们对教育领域这个市场的重视,从而可以使高校与优选商家之间建立起稳定的供求关系,在保证质量的前提下,能够以尽可能低的价格,采购到所需物资设备。

   3.灵活运用分散采购,提高采购工作效率。分散采购主要是各基层用户对物资设备要求的单一性和需求急的特点,由各用户申报经有关领导审批,进行的平时零星采购,它是统一采购的必要补充。为了使分散采购达到节约资金提高资金效益的目标,可以利用市场开放优势直接与厂商达成协议,选点采购。另外根据学校物资需求情况,还可以采用协议定点采购和委托采购。协议定点采购和委托采购是以市场考察为前提,经过审核确定优惠条款,明确双方职责,以协议方式在一定期限内建立采购供求伙伴关系,这样也可以节约不少的资金。采用这种方式采购,学校既可以得到优惠、快捷的服务,又可以节省资金,取得较好的经济效益,同时可以省略许多烦琐的报帐手续,简化程序,提高采购效率。

总之,物资设备采购工作是目前高校工作中不容忽视的一个重点工作,只有认真研究市场经济的新特点,把握新情况,实施新方法,才能使我们的采购工作更加科学、规范,才能最大程度地减少不必要的损失和浪费,提高物资采购效益,促进学校教科研水平的不断提高。