物资采购、招标管理工作程序

为规范物资采购、招标工作,特制定本工作程序。

一、政府集中采购

是指各级政府集中采购机构代理组织实施的,纳入各级政府集中采购目录的采购活动。政府集中采购目录和采购限额由下拨经费的各级政府或其授权的机构编制确定并公布。   

二、学校集中采购

 (一)按学校物资招标采购管理办法,物资采购招标范围包括:
  1、 单台设备金额在5万元以上的仪器设备;
  2、金额在5万元以上,形成批量的仪器设备、材料、家具、医疗机械、药品、图书及其它物资;

  3、其他需要招标采购的项目。

(二)招标文件编制

招标文件由使用单位与招标管理办公室共同编制,其中技术部分由使用单位负责,商务部分(合同条款及招投标事项)由招标管理办公室负责。

(三)招标、投标

采取公开招标和邀请招标的方式,在学校相关网站、行政楼公告栏上发布招标公告;收集投标文件,审核投标人资质。

(四)开标、评标、定标  

开标前监察处在专家库中抽取评标专家,国有资产与实验室管理处组织评标,当众开标,评标专家组确定入围单位,国有资产与实验室管理处组织监察、用户与中标入围单位进行商务谈判,报学校物资招标领导小组或校领导批准后确定中标单位,发出中标通知书。并在学校、国有资产与实验室管理处网站上公示。

(五)签订合同

国有资产与实验室管理处负责签订合同,用户单位责任人负责技术确认,采购、招标管理办公室负责商务确认。使用单位代表、经办人、国有资产与实验室管理处、法律顾问室负责人审签后,签订合同。

(六)履约、验收、结账

在合同履行过程中,对合同执行情况进行管理,必要时对履约程度进行核验。组织有关部门和专家对履约结果进行验收,并提交验收报告。由用户单位负责人、国有资产与实验室管理处领导审核相关事项,在发票上签字后结账。

(七)汇总项目全部资料存档。

三、零星采购

由申请单位填写《湖北大学物资申购表》,交后勤保障负责人,负责人签署意见后,国有资产与实验室管理处落实。

特殊要求的仪器设备,由于供货渠道少,用户已选定了生产厂家,可以采取单一来源采购,但用户须填写《单一来源采购申请表》,并经相关职能部门、国有资产与实验室管理处领导签署意见,报主管校领导审批后执行。

 

以上工作程序,参照招标程序和分工。原则上,学校集中采购的项目,分为三个阶段:

第一阶段为编制招标文件、发布招标公告、收集投标文件、审核投标人资质。

第二阶段为开标、评标、定标、签定合同。

第三阶段为履约、验收、结帐、资料汇总建档。

物资采购管理工作人员全程参与每一个项目,分段负责,分工协作,对招标、采购活动衽环节管理。根据不同的项目,以上三个阶段的工作分别由物资采购管理工作人员轮换完成。